Você já se deparou com a situação de ter que ir a uma reunião em meio a entrega de um projeto importante, e na qual você não via necessidade de participar?  E aquela enxurrada de e-mails que recebe todos os dias?

Reuniões muito longas ou desnecessárias aliadas ao excesso de e-mails ou mensagens instantâneas são alguns dos entraves para que as empresas aproveitem melhor o seu tempo e os talentos da organização, de acordo com estudo divulgado pelo jornal Valor Econômico em “Reuniões roubam tempo sem motivo”.

Os autores da pesquisa mostram que “das 40 horas de trabalho semanal de um gerente, em média 21 horas são gastas em reuniões, 8 são dedicadas a e-mails, e 11 sobram para o trabalho individual. A pesquisa aponta que 16 horas desse total são gastas em atividades que poderiam ser evitadas, como reuniões que não precisavam existir ou onde sua presença não era necessária, ou a leitura e redação de e-mails que não precisavam da sua atenção”.

Essa é uma questão que algumas corporações lá de fora já pensam em como solucionar, considerando que o problema também está relacionado à cultura organizacional ou de seus líderes. Por aqui, muitas sequer conseguem mensurar o tempo e o dinheiro desperdiçados com isso. O portal Exame até criou uma calculadora interessante que mostra “quanto dinheiro sua empresa perde com reuniões”, confira aqui.

A improdutividade torna-se um entrave ainda mais grave no Brasil, porque somos afetados por muitas horas dedicadas a burocracias: 55% do tempo dos gestores é aplicado em atividades burocráticas, consequência, por exemplo, da intensificação de ações de compliance e riscos, segundo pesquisa da consultoria Luzio Strategy Group [veja mais em “Mais da metade do tempo dos gestores é consumida por burocracia“].

Mas, às vezes, o sapato aperta por nossa própria causa

Nem sempre na empresa o líder ou o funcionário tem autonomia para algumas decisões que poderiam mudar a cultura de toda uma organização. Ainda assim, é possível iniciar a mudança dentro de casa. Pensar em como melhorar o seu tempo e o dos outros é algo que está ao alcance de qualquer um.

Algumas dicas do que você pode fazer:

:: Identifique o que rouba o seu tempo. São reuniões, processos, são e-mails a todo momento? Esse é o primeiro passo a ser seguido, pois cada função tem uma resposta e, portanto, uma solução diferente. Reflita sobre o que você pode eliminar ou melhorar.

:: Crie práticas para reduzir o tempo gasto com e-mails e mensagens no dia a dia. É importante reservar um momento do dia para ler todas as mensagens de uma só vez. Isso vai ajudar bastante, mas não resolve totalmente. Também, é necessário organizar seus e-mails: responda o que puder nesse momento, apague ou classifique-os para acompanhamento, follow up… Dessa forma, você não terá de ler tudo de novo quando for atuar no assunto. E evite usar o celular para dar respostas! Apesar de prático, você tende a não escrever direito e pode perder o controle do que respondeu e se desorganizar mais ainda.

Além disso, tente reduzir a quantidade de pessoas copiadas. Questione-se: Quem vai atuar diretamente no assunto? Quem realmente precisa acompanhá-lo? Posso comunicar sobre isso de outra maneira?

:: Cuide da forma como você se comunica. Seja no celular ou e-mails, quando você emite bem uma mensagem, a tendência é que o outro também se preocupe com isso, o que gera maior eficiência na comunicação.

Por isso, invista tempo para estruturar o que escreve, procure ser claro, objetivo. Utilize parágrafos no seu texto, destaque por cor, sublinhado ou negrito o que for mais importante, alerte as pessoas por nome. Se existe alguma ação que deve ser feita, seja explícito. Em e-mails, use títulos diferentes para assuntos distintos, de modo que as pessoas visualizem rapidamente que o tema da conversa mudou.

Também, evite mensagens desnecessárias, principalmente pelo celular – nada de repassar vídeos, fotos, correntes a todo momento. Você corre sério risco de não te darem a devida atenção quando realmente for preciso.

:: Quando tiver de lidar com um problema, primeiro resolva-o e só depois documente a resolução. É tentador trocar infinitas mensagens com muitas pessoas para se resolver algo, o que se torna pouco eficiente. Ao invés disso, chame uma reunião rápida, somente com quem tem autonomia para identificar, discutir e resolver a questão. Pessoas com o conhecimento do tema e processos, e que possam contribuir efetivamente. Só então, quando tudo estiver resolvido, documente o que for preciso.

:: Simplifique constantemente: reveja processos e fluxos de trabalho, sempre. Será que é preciso tanta gente para uma única atividade? Estou alocando as pessoas certas para os projetos corretos? Uma boa dica é estipular uma reunião contínua, mensal ou bimestral, de 1 hora, para avaliar o que precisa ou não ser eliminado ou alterado. Divida este tempo em brainstorming (30 minutos), avaliação do que foi levantado (15 minutos) e plano de ação ao final, com checklist de próximos passos e responsáveis.

:: Use a tecnologia em seu favor – você está aproveitando ao máximo as ferramentas que a empresa oferece? Se você possui equipe, reflita em conjunto sobre o que funciona para sua realidade, como aproveitar os recursos e o que pode ser melhorado.

Até a próxima!