De acordo com nossa experiência, as empresas chegam a ter, em média, 5% dos seus funcionários fora das regras de elegibilidade. Em muitos casos, elas sequer têm conhecimento dessa informação e do quanto isso está onerando financeiramente seu programa.

Mas como isso pode estar acontecendo? Porque em muitos casos pelo menos uma parte do processo da administração de benefícios depende de inputs manuais. Então, se as regras mudam conforme o cargo, salário ou localidade, o número de ocorrências é grande e, portanto, os erros ou casos desatualizados podem ser significativos.

Ou, quando a empresa oferece benefícios com opções de escolha pelos funcionários e não possui uma ferramenta automatizada de controle – sim, isso ainda acontece –, a probabilidade de isto acontecer é maior, o que acaba custando ainda mais caro também por causa de enganos.

Outra razão que abre as portas para o desperdício é a prática de exceções à regra estabelecida, algo comum em nosso mercado. Quanto mais exceções, menos controle você consegue ter sobre elas. E falta de controle… já sabe no que dá, não é mesmo?

Para sua empresa não cair nessas armadilhas e evitar um rombo silencioso nas contas da área, existem algumas saídas:

Faça auditorias contínuas em benefícios de custo mais alto. Só assim será possível identificar se há inconsistências e em quais casos. Em virtude de processos manuais como os citados acima, certas movimentações como desligamentos, férias, alterações de cargo ou localidade, podem não ser comunicadas aos fornecedores no momento certo, o que provoca até 8% de gastos adicionais.

Utilize ferramentas de gestão de benefícios 100% automatizadas. Dê preferência aos sistemas de gestão que possam ser integrados à folha de pagamento. Esse tipo de solução controla e ajusta as exceções existentes, além de eliminar erros ou inconsistências cadastrais já na partida. A partir de uma entrada única de informações, a administração de benefícios é feita de ponta a ponta junto a fornecedores automaticamente, sem atuação manual. Além de tornar o trabalho de RH mais ágil e facilitar os processos, a economia é garantida.

Trabalhe seu pacote de benefícios a partir do perfil de funcionários. A partir de um estudo detalhado da população da empresa, é possível criar uma série de perfis, considerando cargos, funções, hierarquias, faixa etária, localidades, tempo de serviço e outras variáveis que impactam no desenho dos planos. A adoção de perfis de beneficiários organiza os processos e facilita a atualização de regras e pacotes.  E, se o funcionário mudou de perfil, o sistema automaticamente ajusta o pacote.

Quer saber mais? A 838 Soluções pode ajudar sua empresa a otimizar a gestão de benefícios, com economia garantida.  São quase 20 anos de experiência na administração de benefícios.

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