No último post da série vamos falar de controle, uma prática que toda empresa tem, mas que em muitas delas não é eficaz, muito menos eficiente. Quando ele é feito manualmente, isso dá margem a pequenos erros ou inconsistências, já que a rotina operacional de RH não é fácil.

Sem dúvida essa é uma das causas que mais contribuem ao desfalque do orçamento, porque o dinheiro sai à francesa, ou seja, ninguém percebe – e chega a corresponder a até 8% dos gastos em benefícios.

A sistematização da gestão significa abandonar a administração de benefícios como um todo (não só de planos médicos) feita por planilhas em Excel, para adotar sistemas de gestão.

Essa é uma boa saída porque elimina o trabalho operacional de RH – aquelas burocracias que tomam muito tempo – e, mais do que isso, aumenta o acompanhamento sobre o que está sendo cobrado pelas operadoras.

Existem algumas ferramentas no mercado e aqui trazemos o exemplo do eFlex®, desenvolvido por nós da 838 Soluções. Desenvolvemos uma ferramenta 100% integrada com a folha de pagamento, que realiza diariamente o cruzamento desses dados com as bases dos fornecedores – tudo por meio de interfaces automáticas.

Isso elimina inconsistências cadastrais, como é o caso das famosas duplicidades ou daquele funcionário que já saiu da empresa e alguém esqueceu de dar baixa. Apenas essa auditoria já corresponde a, em média, 5% de economia nos custos com benefícios. Sem contar que RH consegue extrair facilmente diversos tipos de relatórios gerenciais, como utilização e contribuições de planos.

Independente do sistema que encontrar, o importante é avaliar o quanto ele pode se integrar aos dados da sua empresa e garantir essa checagem. Assim você vai poder dormir de olhos fechados, todos os dias.

Se sua empresa está em dúvida sobre qual o melhor caminho a seguir para a redução desses gastos, compartilhe com a gente. Quem sabe não chegamos a uma conclusão juntos?

Até a próxima!